Zomerinval? Zo hou je je praktijk koel en bemand

De zomermaanden brengen vaak iets meer lucht, maar niet per sé in de huisartsenpraktijk. Want hoe zorg je voor voldoende bezetting als de helft van je team vakantie viert, het griepvirus net iets eerder toeslaat en patiënten juist nu meer tijd hebben om te bellen?

Gelukkig hoeft het niet ingewikkeld te zijn om je praktijk ook in de zomer soepel te laten draaien. In deze blog delen we praktische tips om tijdig de juiste invalkrachten in te zetten en zelf met een gerust hart met verlof te gaan.

1. Begin op tijd met plannen

De grootste valkuil? Te laat beginnen. Start minimaal 12 weken van tevoren met het inventariseren van vakantiedata, voorkeuren en eventuele scholingsverplichtingen. Bij voorkeur start je hiermee aan het eind van het vorige jaar of vroeg in het nieuwe jaar. Geef een datum als deadline wanneer alle vakantieaanvragen binnen moeten zijn.

Ga met je team om de tafel zitten. Hoewel we graag flexkrachten inzetten, is het natuurlijk voor de continuïteit van de praktijk het allerbest wanneer je met eigen medewerkers de vakanties op kunt vullen. Of in ieder geval zoveel mogelijk. Misschien zijn er collega’s die wel wat extra willen werken of kun je door middel van ruilingen de bezetting ook (deels) rondkrijgen.

Tip: Gebruik een gedeelde jaarkalender (bijvoorbeeld via Google of Excel) waarin iedereen zijn/haar beschikbaarheid aangeeft.

2. Maak slim gebruik van flexibele inzet

Flexkrachten zijn er niet alleen voor spoedsituaties. Gebruik ze juist in rustige weken om je vaste team ademruimte te geven of opleidingen in te plannen.

Bij HAFLEX zorgen we voor ervaren doktersassistentes en POH’s die snel kunnen inspringen. Vaak zelfs met kennis van jouw HIS-systeem en de regio.

3. Combineer korte diensten met vaste gezichten

Een ochtend- of middagdienst is vaak gemakkelijker in te vullen dan een volle dag. Overweeg om dagdelen te splitsen en per teamlid een voorkeursmoment aan te bieden.

Vooral in vakantieweken werkt een vaste flexkracht op meerdere korte diensten vaak beter dan dagelijks een ander gezicht.

4. Communiceer helder met je team

Maak samen duidelijke afspraken: wie is aanspreekpunt bij spoed? Welke prioriteiten gelden in de zomertijd? Zorg voor heldere overdrachtsmomenten en zet protocollen goed klaar.

Zorg dat je een handleiding voor invalkrachten klaar heb liggen. Deze moet overzichtelijk en eenvoudig zijn en de dag van begin tot eind beschrijven. Ook moet hierin duidelijk staan hoe er in de diverse systemen ingelogd kan worden.

HAFLEX kan de handleiding van je praktijk vooraf al aan de flexkracht geven zodat zij/hij goed voorbereid kan starten.

5. Gebruik HAFLEX als je vaste partner

Wij kennen de regio, de praktijken én de voorkeuren van zowel praktijkhouders als invalkrachten. Via ons regel je gemakkelijk professionele ondersteuning, zonder gedoe en volledig cao-proof.

Via ons plansysteem geef je de openstaande diensten aan. Flexkrachten kunnen hier direct voor opteren. Heel eenvoudig!

Een goed voorbereide zomer is een ontspannen zomer. En dat geldt óók voor jouw praktijkteam. Zoek je nog hulp voor juli of augustus? Wij hebben nog enkele beschikbare toppers in onze flexpool. Neem vrijblijvend contact op dan houden wij je praktijk koel en bemand.

info@haflex.nl | 085 – 212 77 28